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參展商申請展臺的流程及步驟


首先、展臺位置
展覽組織者--主辦方,制定展廳規劃(包括展臺和過道)是需要綜合考慮展廳的基礎條件、預計觀眾數量、過道寬度和觀眾流向。
組織者確定展臺位置時主要考慮以下三個方面的因素:
(1) 展場合展廳布局
(2) 不同行業及其展品類別的劃分
(3) 基礎設施
參展商應提前向博覽會公司預定展臺位置及其與競爭對手的展臺的位置關系。一般來說,如果參展商連續參加同一展覽會,組委會將為其分配同一位置的展臺。
              
              
其次、展臺規劃
在確定參展目標、展品清單、所需展臺面積及預算后,展臺規劃也就逐漸形成了。在確定展臺規劃時需作出如下決定:
(1) 是否租用展臺還是購買展臺?
(2) 如何籌備展臺?
(3) 是自建展臺還是包給外方?
(4) 施工期要多久?
 
  (一) 租用、購買展覽
  對于首次參展的公司,顯然需要租用展臺。如果公司人員經驗豐富,并且希望以參展作為一種市場營銷手段,則有必要考慮其他選擇其他方式,如購買展臺或租用空場地。租用展臺時,參展商也要做些組織工作。展覽會組織者或其指定承包商按展臺面積不同提供基本家具、設備、參展公司亦可添置其他家具和設備。展臺租用費往往包括搭建展臺和拆除展臺的費用。
  在一些展覽會上,大多數參展商希望租用一些相似的展臺,展覽會組織者則希望制造良好的整體效果。在這種情況下,展覽得的重點是展時產品而不是樹立公司形象。
  如果參展商購買展臺家具和設備,就會產生一系列的后續費用,如倉儲費,運費、維護費及相關的人員費。因此,作為另一種選擇辦法,參展商如果租用展臺材料,就會節省財務和稅務方面的支出。
   
  (二)籌劃展臺
  參展商在做出時對展臺進行特殊設計還是使用標準展臺時,必須要應考慮到,建造一個可重復使用的展臺更為劃算
  標準展臺基本上由預制件建成,也未必都是整齊劃一,也可充分發揮想象力。社會上很多公司可以提供標準展臺,設計樣式也是千差萬別。
  使用標準展臺得好處在于:
  (1) 價格合理,由預制件組裝而成,設備部件精致
  (2) 易于運輸和存儲
  (3) 對拆裝展臺的工作人員要求較低
  (4) 拆裝時只需要簡單的工作
  (5) 組建及其穩定可靠
  (6) 全球通用,實用性強
  建造經過特別設計的展臺對于建筑公司或內裝修公司具有較強吸引力,這些公司具有豐富的材料和制作工作,隨時可以提供必要的生產設備和適合的工人。這種展臺可以使極富個性的設計理念得以實現。
  標準展臺于特別設計的展臺經常混合運用,并使個性化的設計具有很高的靈活性。展臺的建造樣式可分為如下三類:
  (1) 開放式展臺:展臺外部無遮無攔,從外面一眼就能看到展臺,所有展臺一目了然。
  (2) 部分開放式展臺:展臺周邊有一些隔板,觀眾不能一下子看到展臺內部。這類展臺使用最為廣泛
  (3) 封閉式展臺:這種展臺四周全有隔板(可能設有窗子),觀眾需進入展臺才能參觀展品,觀看演示,與展臺工作人員交談。
  展臺上的隔板可以圍出單獨的空間,并把展臺分割成不同的功能區,從而便于管理展臺。在展示區,這些隔板也可用作信息公告板,用以張貼圖片,圖表和文字內容,朝向展臺內側的各個面就組成了展示區域。在設計展臺時,必須充分考慮劃分展臺時橫豎搭配是否和諧。
  
  (三) 自建展臺或包給外方
  搭建展臺有如下幾種途徑:(1) 參展商自建展臺(2) 由博覽會公司承建展臺(3) 由專門的建筑師與博覽會公司和建展臺(4) 建筑師負責,由專門的技術工人搭建。
  1、參展自建展臺
  優點:無設計費用,可適用本公司的能工巧匠。
  不足:由于缺凡涉及經驗、員工生病或其他不足而導致設計有所局限,花費難以預估,搭建展臺時需要額外的存儲空間。
  2、由博覽會公司承建
  優點:一個公司負責處理一切事務,多數情況下報價時固定的(當然,需付設計費),租用業務和各項服務都有專業人員完成。
  不足:基本上限于一種模式,公司的個別理念難以體現,如果展臺面積較銷且個體特征不能很好表現,資金投入是否有效很難一下子看到。
  3、由專門的建筑師和博覽會公司和建
  優點:建筑師進行設計師不受具體展臺模式的限制,熟悉市場行情,在搭建過程中充當協調者,完全對參展商負責。
  不足:要聘用建筑師,先期設計費用較高,與建筑師反復討論要占用大量時間。
  4、建筑師負責,由專門的技術工人搭建
  優點:有相應的高目標,能產生一流的展示效果,費用支出可通過監管體系得到控制,而選擇經驗豐富的專業公司也就會產生高質量的展臺。
  缺點:盡管可控制花費,但費用往往高于前三種方式。
  
  (四)實施階段
  參展商對展臺作出基本規劃后,就要與設計公司、本公司或承包的建筑師幾種進行商討,首要的事情就是如何實現參展目標。如果參展商不能提供所有有關信息和大致想法,設計師就很難滿足公司的要求,設計師也必須熟知展品
  一旦合同簽訂完畢,設計師就應在參展商公司內具有某種權威地位。合同主要包括以下條款:(1) 基本框架(2) 偶然發生的費用(3) 提交設計的最后期限(4)設計費用
  本公司或外來的設計師在做出設計師都要充分考慮展臺在展廳中的位置、展臺類型、展臺與博覽會方面所分配的空間之間的配比,要檢查展廳中的柱子是否擋路及電源電纜鋪設的位置等。展臺設計既要適應展臺尺寸(包括高度、展臺之間的距離、展臺外部輪廓)、有要注意技術要素(如防火、安全、電、水、燃氣、壓縮氣、通訊等)。設計師還要考慮觀眾人流的走向、展廳入口、相鄰展臺的情況、必需的功能區、空間布局等,要在基本理念的基礎上精益求精。下一步要考慮的則是圍繞既定的展臺功能進行設計創意,設計師要考慮多種設計因素,如選擇什么樣的展臺材料,搭建何種模式的展臺,是否運用彩色效果(如果運用的話,選用和種類型的色調),選用和種類型的照明等。
  好的設計師可以設計出不同的被選方案,并向參展商提出各個方案的基本預算。如果設計方案尚未完全成熟,則須經深思熟慮后在付諸實施,不成熟的構思和設計只能造成資金浪費。

 

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